湖南省温暖工程基金会档案管理办法
时间：2019-12-09
一、总 则
1、为加强基金会档案管理，有效地保护和利用档案，维护基金会合法权益，特制订本办法。
2、本办法所称的档案是指基金会成立以来从事业务、管理、宣传等活动中所形成的对基金会有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
3、档案工作由基金会秘书长统一领导，明确专人管理，全面负责档案接收、收集、整理、立卷、保管相关工作。
4、档案管理人员要严格按照档案管理制度规范管理，确保档案安全和使用方便，逐步实现档案管理现代化。
5、借阅基金会档案资料，需按规定办理相关手续后在本会阅档；如因工作需要确须外带档案，需秘书长批准同意后，办理档案外借手续方可带出，并按规定时间归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等。
6、加强档案电脑管理，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案、文件、报表、业务记录等必须及时备份。
7、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整，并及时交档案管理人员归档。
二、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
2、相关部门发来的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料及信函等。
3、本基金会对外发文及与有关单位来往的文件。
4、本基金会的各种工作计划、总结、预决算、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报、会计档案等。
5、本基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
6、本基金会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
7、本基金会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
8、本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
三、会计档案管理
1、会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料。会计档案管理应严格按照《非营利组织会计制度》执行。
2、每年形成的会计档案，应当由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
3、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务主管人员保管一年，期满之后，应当由财务主管人员编制移交清册，移交档案管理专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
4、移交档案管理专人保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理人员应当会同财务和经办人员共同拆封整理。
5、由于会计人员的变动需要转交会计档案时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
