第一章   总则

第一条 为加强本单位会计档案管理，规范会计档案的装订、保存、使用、移交、销毁工作，保证档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损，保证会计信息安全，根据《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）以及本单位相关规定，制订本办法。

第二条 本办法适用于本单位。

第二章 会计档案种类

第三条 会计档案包括存储在磁盘上的电子文档和以书面形式存放的会计凭证、会计账簿、财务报告，以及记录和反映单位经济业务的重要史料，分为一般会计档案和财务文书档案。

第四条 一般会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，科目余额表，固定资产卡片，辅助核算账，其他会计账簿。

（三）财务会计报告类：月度、季度、年度财务会计报告，包括财务报表、附表、附注及文字说明，其他财务会计报告。

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算资料。

第五条 财务文书档案是指本单位财务管理活动中形成的重要文件资料。具体包括：

（一）合同类：借(贷)款合同、担保合同、投资合同、其他合同;

（二）税务类：纳税申报表、发票存根联、收据存根联联、票据管理登记簿、完税凭证，向税务机关提交的各种报告，税务机关出具的各类文书;

（三）管理报告类：预算报表、预算执行分析报表、报告、财务分析、其他专题分析等;

（四）事务类：审计报告、验资报告、资产评估报告、清产核资报告、财产物资盘点表、财务人员交接清单、财务档案移交清册、财务档案保管清册、财务档案销毁清册、其他有价值的档案资料。

第三章 会计档案归档

第六条 本单位会计档案的归口管理部门为财务部，会计档案由指定的专人保管，严禁个人私自保管本单位任何会计档案资料，出纳人员不得兼职档案管理工作。

第七条 会计档案管理应严守本单位的保密制度，维护会计档案的完整与安全，负责档案整理立卷、装订成册。

第八条 财务人员在经办业务时获得的会计档案资料，原则上应按要求及时向财务档案管理人员办理移交存档，具体档案归档程序规定如下：

（一）会计凭证的装订及归档

会计凭证应当在月度财务结账后30日内，按凭证类型及编号顺序整齐、牢固地装订成册，凭证装订封面所有项目应填写完整，装订成册的凭证应在次年3月前移交档案管理人员审查核对，统一进行登记归档。

（二）会计账簿的装订及归档

会计账簿应在年度财务审计工作结束后，按年统一用A4纸进行打印，按总账、科目余额表、日记账、明细账、辅助账、固定资产清单、固定资产卡片的顺序装订成册，并统一加装封面，注明账册年份、内容、各项账目页数，由档案管理人员整理归档。

采用会计电算化，且符合国家有关保管规定的，会计账簿等账册可以不打印，通过电子数据形式由专人保管存档，并做好账套数据备份。

（三）财务报告类及管理报告类档案的装订及归档

各项财务报告、管理报告由经办的会计人员按月统一整理装订，装订完成后统一移交管理人员整理归档。

财务报告的编制审批及归档频率为每年度一次，存档保存。

（四）合同档案归档

本单位签订的各类经济合同，属于财务部经办的，财务部均应保存原件一份；属于其他业务部门经办的，财务部门可留存合同复印件。

（五）财务信息化档案归档

会计电算化形成的信息化数据由电算化维护岗对硬盘上的会计数据进行备份，每月至少备份一次。备份数据包括年度财务账套数据、各类报表报告的电子文档、纳税申报表扫描电子档等资料，备份完成后移交档案管理员统一保管。

（六）其他档案归档

除前述类别以外的其他档案，经办人员应取得档案资料后，立即向档案管理人员移交存档。

第九条 会计档案管理人员应建立档案管理清册，登记档案归档保存情况，归档人向档案管理员移交档案时应当面清点，并在会计档案管理清册上登记。

第十条 归档人应在档案管理清册上登记归档日期、资料名称、内容摘要、份数并签名，档案管理员应在档案归档后填写档案类别、编号、存储文件柜编号、档案盒编号。

第四章 会计档案保管

第十一条  会计档案归档后应装入档案盒，存放在指定的财务部档案室，档案室应具备防火、防水、防盗、防虫、防霉、防磁、防尘等条件，并使用铁柜进行保管，档案柜的钥匙由档案管理员负责保管。

第十二条  档案管理员应每季度对各类档案进行一次检查，并按档案盒存放档案的编制、更新装盒清单，发现问题应及时汇报、认真处理。

第十三条  会计档案的保存期限根据档案类别不同分为永久保存和定期保存两类（具体保管年限详见附件一），会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。

第十四条  由于会计人员的变动或会计机构的变更等，会计档案需要移交时，必须办理交接手续，并由监交人、移交人、接交人签字或者盖章，移交人员对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。

第五章 会计档案调用

第十五条  会计档案的调用包括档案查阅、复印（复制）、借用等使用行为，档案管理人员应建立会计档案调用登记表(附件三)，详细登记档案调用记录，包括调用会计档案人的姓名、工作单位、调用日期、会计档案名称、查阅理由等内容。

第十六条  财务部工作人员因工作需要调阅、复印会计档案时，可免于登记，但应在使用完毕后及时归还原处。

第十七条  本单位内部各部门因公需要查阅会计档案时，必须填写会计档案使用审批表（附件四），经本部门负责人以及财务部负责人批准同意，方能由档案管理人员接待查阅。

第十八条  本单位保存的会计档案不得外借，外单位人员因公需要查阅会计档案时，应出具单位介绍信或检查通知书等文件，经财务总监同意后，方能由档案管理人员接待查阅。

第十九条  会计档案一般不得借出档案室，如有特殊情况，必需进行复印（复制）和借出时，必须填写会计档案使用审批表，由经办部门负责人、财务部负责人、理事长批准，借用会计档案应妥善保管，严禁在档案上作任何记录、符合或标记，更不准涂画、拆封和抽换，并应及时归还。

第六章  会计档案销毁

第二十条  会计档案保管期满需要销毁时，应按照以下程序执行：

（一）会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；

（二）会计档案管理人员提出销毁意见，报经财务部负责人、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见并审批；

（三）税务发票如需进行销毁，应事前向主管税务机关办理申请审批，获得批准后方可按本单位档案销毁审批程序办理销毁；

（四）销毁时应由本单位财务部与档案管理部门共同派员参加，监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位董事长及股东单位。

第二十一条 保管期限满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止，单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第二十二条  本单位及下属单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由本单位代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。

第二十三条 本单位的所有会计档案不得携带出境。

第七章 罚则

第二十四条 违反本规定的单位和个人，除不可抗力因素外，依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》等法律法规进行处理处罚。

第八章 附则

第二十五条 本规定自发布之日起实施，由基金会财务部负责解释。

附件一 会计档案保管期限表

附件二 会计档案调用登记表

附件三 会计档案调用审批表

附件一        会计档案保管期限表

表格所示档案保管期限为最低法定保管期限

附件二                          会计档案调用登记表

附件三           会计档案调用审批表